编者按：零售商不断向供应商施加压力，要求他们提供准确无误的产品信息。而原有的企业内容管理（ECM）软件的功能已经无法帮助供应商应对这一挑战。幸运的是，新兴产品信息管理（PIM）软件的出现，有可能让企业免受产品信息混乱、残缺或错误之苦。 众多企业正在为不准确的产品信息付出昂贵代价。根据科尔尼公司（Kearney）管理咨询师的报告，零售商和制造商的存货数据库及产品目录中有1/3的数据不准确。更正每个错误需要60至80美元，而这些成本大部分将转嫁给消费者。 许多零售商宣传画册设计已经受够了。为了减少错误、缩短供应链周期并降低理货成本，零售商们不但要求供应商提供电子格式的产品信息，而且还要求数据精确。 研究人员说，供应商若要保住与重要客户的宝贵合同，就必须满足零售商的上述新要求。然而，绝大多数供应商在保持自己公司内产品信息准确、及时方面尚且麻烦多多。GXS的集成工具专家摩根 （Brian Morgan）说："有的公司发现文档中的产品数据不准确，有的数据描述的产品已经停产，有的产品数据则重复多次。" 问题的部分原因在于产品数据通常保存于多个地方。Forrester调研公司的研究员说，只有1/5的消费品制造商将其产品信息存储于单一数据库或企业信息系统中。由此造成的问题是一个产品有十种方法来描述。 IT市场研究公司AMR的分析员墨菲（Jim Murphy）认为，企业内容管理（ECM）软件大多无法帮助企业有效获得、管理并发布产品信息。这给很多公司造成巨大问题。墨菲说："制造商、供应商、分销商和零售商在问及内容管理的时候，他们实际上指的是产品内容管理-不仅是文件管理、网站内容管理或数字资产管理，而是囊括所有这些内容，甚至更多。" 新兴软件涌现 这种情况促成了一类完全独立的软件类别的诞生，其称呼有多种，包括产品信息管理（PIM）软件、产品内容管理（PCM）软件、产品数据管理（PDM）软件，偶尔也被称为目录管理软件。"不管叫什么，都旨在实现一个目标：成为企业权威、首要的产品信息来源，"墨菲说道。 企业内容管理（ECM）软件供应商对产品信息管理束手无策的原因只有一个。他说："很明显，主要原因是产品信息管理非常困难。产品信息及其管理方式对什么是标准化信息、什么是非标准化信息等先入为主的观念是一大挑战。" 墨菲还指出，一个产品信息管理系统必须涵盖多种数据格式和类型。不仅如此，其信息还必须分门别类，服务于各种各样的使用者，并能与其他系统集成或同步。 "当然，不仅不同行业行业所使用的术语不一样，企业间业务往来所采用的分类法和协议标准也不尽相同，"墨菲说。所以早期的产品信息管理软件供应商倾向于专注于某个行业，其收入大部分来自服务，而不是新软件的销售。 然而，当一些主要软件供应商意识到产品信息管理软件所蕴藏的获利机会时，情况有所变化。这些供应商迅速购并规模较小的产品信息管理专业公司，以期充实自己的企业管理软件套件，使之具备新功能。例如，IBM收购了Trigo科技，这是一家为快速消费品和零售行业提供产品信息管理软件的专业公司。SAP为了加强其主数据管理（MDM）产品，并购了专业公司A2i。 Velosel全球营销高级副总裁亨利（Russ Henry）称："SAP与IBM不会涉足小规模市场，所以这些并购行动充分证实了产品信息管理软件的发展空间。"Velosel是一家依然保持独立的产品信息管理专业公司。 软件功能多重 产品信息管理软件帮助供应商（制造商、分销商和批发商）和采购商 （例如零售商、分销商和批发商）创建产品信息数据库，其中存储的产品信息准确明了、更新及时，方便公司之间生意往来。 一个产品信息管理套件通常包括用于产品数据"清洁"和分类的数据提取与转换工具；可输出到多种媒体，例如打印和光盘目录、外部网址、电子采购系统以及公司内部网络；具备内容组合与同步功能；还有搜索工具、工作流/业务流程管理工具（BPM）、促销管理工具和审核/报告工具。 重要的是，这些系统专门用来解决产品信息的复杂性。"不同类型的产品由不同的数据字段来描述。"原A2i总裁，现就职于SAP的温伯格（Paul Weinberg）说道，"描述洗发香波的字段是颜色或味道。而滚珠轴承所需要的是能够描述轴承内径与外径的字段。" 传统数据库被用于处理大量相似的（如果不是相同的）数据类型，比如航班订座数据。此外，在处理大批量结果的时候它们的表现差劲。不仅如此，产品信息管理软件所管理的产品内容数据非常丰富，而不仅是ERP系统或产品主文件（如一个零件的编号、产品描述及价格）中的简单交易数据。 温伯格说："丰富的产品内容必须包括企业内全部非交易性产品信息：如产品规格的具体参数、买|卖文本、以及满足不同营销和产品发布要求的高清晰度图像、图片、图表和Adobe PDF文件。" 另外，多数公司还需要以下方面：一个分类体系，将产品按具体的类别属性归入主要级别或次要级别并进行搜索；产品关系，以反映销售关系（比如向上销售、交叉销售和零配件销售）与结构关系（如总成、成套和捆绑）；零件使用信息；以及各类与产品相关的服务，以充分利用丰富的产品内容信息。  宣传海报设计;投资物有所值 然而，实现上述所有功能需要多少投资？根据Forrester调研公司的分析员鲁古利斯（Erica Rugullies）的研究，产品信息管理软件的平均成交价格在50万美元左右。她说："多数软件供应商是按如下组合标准报价的：产品目录的大小（即库存单位的数量）；所购买的软件模块数量以及使用软件的业务部门数量。" 年维护费通常占到购买成本的18%至20%。鲁古利斯也提到价格"好商量"。此外，那些只想从小规模项目开始的公司应该考虑采用寄存软件（hosted software），这样可以减少初始投资。 然而SAP的温伯格认为，这项投资可能物有所值。"作为一个理念，产品内容管理软件是对产品信息的价值以及为此所做投资的认可，并将其视为企业的宝贵资产，使得企业能有效、低成本地管理产品信息所代表的珍贵的知识产权，并让整个企业都可以获得和使用产品信息，"他说。 以Premier Farnell公司为例。该分销商可以让其两百多万个遍布全球的客户通过多种形式，包括打印和光盘目录、多个网站以及多种企业电子采购系统等方式，轻松地订|购各类的电子产品以及维护、修理与运行产品（MRO）。 Premier Farnell是一家控股公司，总部设在伦敦，它通过两个区域品牌进行分销：英国、欧洲以及亚太地区的Farnell InOne品牌和北美地区的Newark InOne品牌。该公司的数据管理总监托伊费尔（Michelle Teufel）说："我们的目标是让所有的客户有相同的购物经历。为了实现这个目标，Newark InOne与Farnell InOne所覆盖的两大区域使用相同的产品信息管理系统、标准和流程。" 创建单一信息源 为了应对挑战，Premier Farnell采用了产品信息管理软件供应商Stibo公司的STEP目录管理系统。该软件为Premier Farnell提供一个单一数据库，成为公司产品"对外发布"数据与"商业"数据的权威信息来源。对外发布数据包括数字资产，以及包括产品描述和功能、规格、尺寸和颜色等信息在内的文本内容。商业数据包括库存单位、价格、交易信息、零部件编号、供应商信息、客|户|信|息和库存水平等。 托伊费尔说道："错误残缺的产品信息使我们实实在在地面临损失销售收入的风险。如果不采取行动确保产品信息的准确，我们就是在冒险，因为竞争对手会那么做。产品搜索方便、订|购方便的公司总是受到顾客青睐。" 她还指出，Premier Farnell认识到，通过采用一个能够把许多与产品信息相关的工作自动化的系统，可以加快新产品上市时间，改善客户服务并且统一跨地域信息沟通。 STEP系统以多种方法从不同的数据源和供应商处获得数据。数据可以手工录入，也可以根据用户定义的业务规则从其他电子系统自动导入。数据收集工作结束后，Premier Farnell的产品经理及其助手们便着手检查数据是否准确，有没有重复，然后再进入自动工作流程。修订控制将跟踪信息的任何更改。另外，系统将数字资产和文件管理与企业支持功能以及图像、声音剪辑、视频剪辑、动画与文件的存储结合在一起，根据产品数据分类使其互相联系。 一旦获得产品数据，就可以用多种格式发布。信息发布专员定义并审核公司产品介绍模板。接下来由STEP系统管理模板和业务规则。业务规则按照公司的要求规定数据如何分类和保存格式，例如货币、语言，以及输出类型，如网页版、打印版或光盘版。 系统还可以自动更新公开发布的数据与商业数据，提供给网络、电子商务和电子采购系统，这样信息就可以随着新产品的推出与老产品的停产，进行更新或删|除了。这解决了曾经困扰Premier Farnell的一大问题，公司原来主要依靠每年印刷的纸制目录进行销售，"根据产品推出的时间，印刷品发布周期意味着新信息或更新信息快则1个月，慢则1年才能与客户见面。" 现在公司的政策是"网络第一，印刷品第二"。托伊费尔说："产品信息管理系统的实施，为更加可靠的产品信息发布程序提供了基础。" 原文经许可摘自Jessica Twentyman 于2004年10月17日发表在Infoconomy上的Taking Stock一文。Information Age (www.infoconomy.com) 2004年登记版权。龚浩译。 　　本中文版由世界经理人（www.ceconline.com）组织翻译并编辑。